Kennisdatabank
Handleiding KIK-applicatie
Het ESF-Agentschap wil, wars van de procedures bij projectdossiers, succesvolle of verbeter- en pijnpunten voortdurend detecteren bij organisaties en mensen die betrokken zijn bij de ESF-werking in Vlaanderen. Met de inbreng van een KIK (een administratieve klacht, een positief of negatief incident) kan het ESF-Agentschap werk maken van haar zorg voor voortdurend verbetering brengen in de werking. De melder van een KIK krijgt een verzekerde opvolging van zijn vraag of bemerking en met terugmelding naar de aanmelder.
Interesse? Ga dan via volgende link naar de toepassing: http://kik.esf-agentschap.be/support/
U kan de KIK-applicatie ook terugvinden via onze website (www.esf-agentschap.be), onder rubriek Actueel.
Dit is het startscherm van het KIK systeem.
Hoe inloggen? Bij 'log aan', dien je je inloggegevens in te vullen.
Indien je een nieuwe gebruiker bent, klik dan op 'registreer'.
Hier vul je je email adres in, en klik je op 'Stuur Bevestigingsbericht'. Het bevestigingsbericht bevat de confirmatiecode en luidt als volgt:
"Beste,
U heeft onlangs een wachtwoordwijziging aangevraagd voor voor de KIK-applicatie (http://kik.esf-agentschap.be/support/). Uw bevestigingscode is: XXXX
Klik op onderstaande link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen: http:// kik.esf-agentschap.be/support/index.php/register/forgot2
Bedankt,
Het ESF-team"
De confirmatiecode dien je op de volgende pagina samen met je emailadres en paswoord (dat je zelf kan kiezen) in te vullen.
Hier vul je dus je email adres opnieuw in, de toegestuurde bevestigingscode en tweemaal je paswoord. Dan klik je op 'Creeer een gebruiker'. Je wordt dan geregistreerd en gaat terug naar de homepagina.
Ben je je logingegevens vergeten, klik dan op 'Paswoord vergeten?'. Dezelfde procedure als bij de registratie wordt toegepast.
Om KIK's te kunnen indienen heeft men ook de keuze om zich niet te registreren. Het grote verschil tussen beide betreft het overzicht van ingediende KIK's en de opvolging ervan in een historiek.
Wanneer men dus niet inlogt, kan men enkel :
- naar de pagina gaan om een incident in te dienen
- naar de Kennisdatabank gaan waar men verder kan opzoeken (vb. via trefwoorden)
De voordelen van je registratie op een rij:
-de mogelijkheid om elke communicatie over de desbetreffende melding in een lijst te plaatsen, opgesplitst naargelang een openstaand of een gesloten gesprek
-de mogelijkheid om je meldingen structureel op te volgen
Dien een KIK in
Om een KIK in te dienen klik je op 'Dien In'.
Je krijgt dan een scherm waar de aard van de melding moet gekozen worden.
Naargelang de categorie, houden zich andere personen binnen het ESF-Agentschap bezig met de melding en is de procedure voor de opvolging ook verschillend.
De categorieen zijn:
-Feedbackmeting kwaliteitsaudit
-KIK-Andere Heb je een incident te melden dat niet thuis hoort onder een van de volgende categorieen, dan kan je deze hieronder indienen.
- KIK-Communicatie Wens je een kritisch incident te melden of verbeterpunten aan te geven betreffende de communicatie vanuit het ESF-Agentschap dan dien je de KIK onder deze categorie in.
- KIK-ICT Heb je verbetervoorstellen rond de applicatie, opmerkingen of verbetersuggesties over de applicatie-opleidingen die georganiseerd worden,... dan horen deze thuis onder de categorie ICT.
- KIK-Kwaliteitsaudit Wens je een kritisch incident te melden of verbeterpunten aan te geven betreffende de kwaliteitsaudit vanuit het ESF-Agentschap dan dien je de KIK onder deze categorie in.
- KIK-Thematische werking Wens je een kritisch incident te melden of verbeterpunten aan te geven betreffende de thematische werkingen vanuit het ESF-Agentschap dan dien je de KIK onder deze categorie in.
- KIK-oproepen en projecten Wens je een kritisch incident te melden of verbeterpunten aan te geven betreffende items die te maken hebben met oproepen en projecten vanuit het ESF-Agentschap dan dien je de KIK onder deze categorie in.
- Klacht Een klacht is een manifeste uiting, schriftelijk of electronisch (via het KIK-systeem), waarbij een ontevreden promotor / burger klaagt over een concrete al dan niet verrichte handeling of over de werking van het ESF-Agentschap.
De klacht is ontvankelijk als:
1.De identiteit van de klacht-indiener en de eventuele tussenpersoon gekend zijn
2.De indiener de melding expliciet als klacht betitelt
3.De klacht een omschrijving bevat van de feiten waarop ze betrekking heeft
4.De klacht op papier of electronisch via het KIK-systeem is ingediend op het ESF-Agentschap
5.De klacht betrekking heeft op:
A.Een concrete handelwijze van het ESF-Agentschap en/of een personeelslid van het ESF-Agentschap
B.De concrete toepassing van een bestaande onderrichting
C.Een bepaalde situatie of toestand bij het ESF-Agentschap
Klachten met betrekking tot de inhoud of de financiering van een project horen thuis onder de noemers bezwaar en beroep waarvoor een andere procedure van toepassing is.
- ESF-Support Binnen deze categorie kan je de technische problemen doorgeven die je ondervindt bij het opmaken van je projectvoorstel, rapportering,...in de webapplicatie. Onze ICT-dienst behandelt deze technische, blokkerende items als prioritair.
- Tevredenheidsmeting promotoren Meer dan 1.500 organisaties zijn in de nieuwe programmaperiode actief betrokken. Het moment voor het ESF-Agentschap om te luisteren naar hoe deze organisaties en bedrijven de (samen)werking ervaren. Tussen 15 september en 15 oktober 2009 krijgen organisaties en bedrijven, actief met ESF, de kans om hun mening te geven. Alle tevredenheidsmetingen worden verwerkt tot geanonimiseerde informatie, waarmee het ESF-Agentschap aan de slag kan voor verbeteringsacties. Discretie is dus verzekerd.
In een volgend scherm worden de detailgegevens voor de melding ingebracht.
Voor de meldingen gerelateerd aan KIK zijn de in te brengen gegevens telkens dezelfde :
Voor ESF-support zijn de velden :
Voor klacht :
Voor alle types van meldingen , moet je je emailadres ingeven.
Indien je geregistreerd bent , vul je het emailadres van de registratie hier in.
Zodoende komt de melding in het overzicht van het kik-systeem te staan en word je verwittigd via mail.
Indien niet geregistreerd, worden alle antwoorden naar dit email adres gestuurd, maar kan je niets opvolgen in het overzicht van het kik-systeem.
Na het invullen van de verschillende velden, dien je een korte tekst (beeld) over te typen. Deze methode werd ingebouwd in de toepassing om te vermijden dat de geregistreerde e-mailadressen zouden misbruikt worden (spam).
Indien een foute tekst ingegeven wordt , krijg je bovenaan het scherm een foutmelding : 'De tekst komt niet overeen met het beeld.'
Wordt er een ongeldig of geen emailadres ingebracht, dan krijg je dit scherm te zien.
Na het versturen van het bericht, krijg je een bevestiging en wordt een ticket nummer (referentienummer) toegekend.
Aan de hand van dit nummer is de melding bij het ESF-Agentschap gekend.
De bevestiging per mail bevat volgende tekst :
"Beste,
Uw kritisch incident werd succesvol ingediend.
Het ESF-team wenst u alvast te bedanken voor uw actieve participatie om een verbeterde ESF-werking te bekomen.
Wij houden u verder op de hoogte van de acties / beslissingen die genomen worden in het kader van uw kritisch incident.
Met vriendelijke groet,
Het ESF-team"
Het bericht met dit referentienummer #BAA-15923-835 vindt U terug in het overzicht van de berichten. (zie het eerste bericht bovenaan : de berichten worden chronologisch getoond)
Opmerking: indien u een kik heeft ingediend, zonder in te loggen, kan u de historiek van meldingen niet via het systeem raadplegen.
Wanneer je het bericht aanklikt krijg je de hele levensloop (historiek) van het bericht te zien.
De volledige communicatie tussen de indiener en het ESF-Agentschap over dit bericht wordt getoond.
Op elk ogenblik kan je aanvullende informatie doorgeven. In het tekstvak onder 'voeg een bericht toe' kan u de nodige info ingeven (zie onderstaande schermen).
Het toegevoegd bericht wordt onmiddellijk getoond als je het bericht opnieuw opent.
Gesloten meldingen komen onder afgesloten meldingen te staan.
Je kan je steeds afmelden in de applicatie : zie 'log uit'. Het standaardmenu (zonder overzicht berichten en mijn profiel) wordt dan terug getoond.
In 'mijn profiel' kan je je naam, voornaam en paswoord ten allen tijde aanpassen.
We wensen je veel succes met het gestructureerd doorgeven van uw meldingen aan het ESF-Agentschap!
